Книга рахунків

Що це означає

Книга рахунків - облік виставлених і отриманих рахунків, де до кожного записують номер, дату виставлення й оплати, контрагента, суму й статус оплати. У простому обліку вона входить до обов’язкових книг поряд із грошовим журналом.

Часто її ведуть як дві книги: книгу виставлених рахунків, що є оглядом дебіторської заборгованості, і книгу отриманих, що є оглядом зобов’язань. Разом вони показують, хто винен фірмі й кому винна вона, чого грошовий журнал сам не покаже.

У подвійній бухгалтерії цю роль відіграє сальдоконто, тобто аналітичний облік вимог і зобов’язань за контрагентами й документами. Підприємець на паушальних витратах використовує її як частину податкового обліку.

Як це працює на практиці

Клієнтам на простому обліку ми ведемо книгу рахунків у бухгалтерській програмі, пов’язаній із банківськими виписками, тож оплати зіставляються автоматично. Огляд неоплачених прострочених рахунків тоді доступний будь-коли, а не лише наприкінці року.

Наприкінці року книга рахунків слугує для інвентаризації вимог і зобов’язань. У простому обліку вони зазвичай не впливають на податкову базу, але в разі зміни способу обліку чи припинення бізнесу впливають, і підставою є саме книга рахунків.

З книги виставлених рахунків виходять і під час стягнення заборгованості: коли надіслати нагадування, коли досудову вимогу, а коли подумати про списання. У платників ПДВ книга має збігатися з контрольним звітом.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - вести книгу рахунків окремо від обліку й не оновлювати оплати. Тоді фірма не знає, хто їй справді винен, надсилає нагадування тим, хто вже заплатив, а неоплачені рахунки пропускає, поки не мине давність.

Пропущений номер у серії виставлених рахунків чи скасований рахунок без документа викликають питання на перевірці. Тому сторновані рахунки залишаються в книзі з позначкою й коригувальним документом, щоб нумерація була повною.