Грошовий журнал

Що це означає

Грошовий журнал - основна облікова книга простого обліку. До нього в хронологічному порядку записуються всі надходження й виплати готівкою та за банківським рахунком із розбивкою за видами, наприклад надходження від членських внесків, субсидії, купівля матеріалів чи послуги.

Простий облік сьогодні можуть вести лише деякі неприбуткові суб’єкти, наприклад громадські об’єднання, фонди чи церковні організації, якщо вони виконують законні умови. Для них грошовий журнал - головне джерело даних для звіту про надходження й виплати та звіту про майно й зобов’язання.

Схожу функцію у фізичних осіб-підприємців виконує облік доходів і витрат у межах податкового обліку. Але це не бухгалтерський облік за законом про бухгалтерський облік, а облік для податкових цілей зі своїми правилами.

Як це працює на практиці

В об’єднаннях ми налаштовуємо грошовий журнал так, щоб він окремо відстежував гроші в касі й на рахунку і щоб кожен запис мав номер документа. Колонки надходжень і виплат ділимо на статті, які потім прямо переходять до річних звітів і звітів за субсидіями.

Для надходжень із джерел із різним податковим режимом, наприклад членських внесків і доходів від реклами, ведемо окремі колонки. Це полегшує визначення, які надходження оподатковуються податком на доходи, а які ні. Рух готівки одночасно відображаємо в касовій книзі.

Крім грошового журналу простий облік вимагає й допоміжних книг, наприклад щодо вимог, зобов’язань і майна. Наприкінці року ми складаємо за ними звіти й перевіряємо, що залишок у журналі сходиться з банком і касою.

На що звернути увагу

Коли суб’єкт перестає виконувати умови, наприклад надходження перевищують законний поріг чи він починає вести підприємництво в більшому обсязі, він має перейти на подвійну бухгалтерію. Перехід треба підготувати вчасно: він вимагає вступного балансу й іншого налаштування обліку.

Грошовий журнал відображає лише рух грошей, а не витрати й доходи в момент виникнення. Невиставлених послуг чи неоплачених рахунків у ньому немає, тому реальний фінансовий результат за ним не побачити, і для управління треба дивитися й у допоміжні книги.