Книга счетов

Что это значит

Книга счетов - учёт выставленных и полученных счетов, где по каждому записывают номер, дату выставления и оплаты, контрагента, сумму и статус оплаты. В простом учёте она входит в обязательные книги наряду с денежным журналом.

Часто её ведут как две книги: книгу выставленных счетов, которая служит обзором дебиторской задолженности, и книгу полученных, которая служит обзором обязательств. Вместе они показывают, кто должен фирме и кому должна она, чего денежный журнал сам не покажет.

В двойной бухгалтерии эту роль играет сальдоконто, то есть аналитический учёт требований и обязательств по контрагентам и документам. Предприниматель на паушальных расходах использует её как часть налогового учёта.

Как это работает на практике

Клиентам на простом учёте мы ведём книгу счетов в бухгалтерской программе, связанной с банковскими выписками, так что оплаты сопоставляются автоматически. Обзор неоплаченных просроченных счетов тогда доступен в любой момент, а не только в конце года.

В конце года книга счетов служит для инвентаризации требований и обязательств. В простом учёте они обычно не влияют на налоговую базу, но при смене способа учёта или прекращении бизнеса влияют, и основанием служит именно книга счетов.

Из книги выставленных счетов исходят и при взыскании задолженности: когда отправить напоминание, когда досудебную претензию, а когда подумать о списании. У плательщиков НДС книга должна совпадать с контрольным отчётом.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - вести книгу счетов отдельно от учёта и не обновлять оплаты. Тогда фирма не знает, кто ей действительно должен, шлёт напоминания тем, кто уже заплатил, а неоплаченные счета упускает, пока не истечёт давность.

Пропущенный номер в серии выставленных счетов или отменённый счёт без документа вызывают вопросы на проверке. Поэтому сторнированные счета остаются в книге с пометкой и корректировочным документом, чтобы нумерация была полной.