Kniha faktúr

Čo to znamená

Kniha faktúr je evidencia vystavených a prijatých faktúr, v ktorej sa ku každej zapíše číslo, dátum vystavenia a splatnosti, partner, suma a stav úhrady. V jednoduchom účtovníctve patrí medzi povinné knihy popri peňažnom denníku.

Často sa vedie ako dve knihy: kniha odoslaných faktúr, ktorá je prehľadom pohľadávok, a kniha došlých faktúr, ktorá je prehľadom záväzkov. Spolu ukazujú, kto firme dlhuje a komu dlhuje ona, čo peňažný denník sám neukáže.

V podvojnom účtovníctve túto úlohu plní saldokonto, teda analytická evidencia pohľadávok a záväzkov podľa partnerov a dokladov. Živnostník na paušálnych výdavkoch ju používa ako súčasť daňovej evidencie.

Ako to funguje v praxi

Klientom v jednoduchom účtovníctve vedieme knihu faktúr v účtovnom programe napojenú na bankové výpisy, takže úhrady sa párujú automaticky. Prehľad nezaplatených faktúr po splatnosti je potom k dispozícii kedykoľvek, nielen na konci roka.

Na konci roka slúži kniha faktúr na inventarizáciu pohľadávok a záväzkov. V jednoduchom účtovníctve sa do základu dane bežne nepremietajú, pri zmene spôsobu účtovania alebo pri ukončení podnikania však áno, a kniha faktúr je na to podkladom.

Z knihy odoslaných faktúr sa vychádza aj pri vymáhaní pohľadávok: kedy poslať upomienku, kedy predžalobnú výzvu a kedy zvážiť odpis. Pri platiteľoch DPH musí kniha sedieť s kontrolným výkazom.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je viesť knihu faktúr oddelene od účtovníctva a neaktualizovať úhrady. Vtedy firma nevie, kto jej naozaj dlhuje, posiela upomienky tým, čo už zaplatili, a nezaplatené faktúry prehliada, kým sa nepremlčia.

Chýbajúce číslo v rade vystavených faktúr alebo zrušená faktúra bez dokladu vzbudia pri kontrole otázky. Stornované faktúry sa preto v knihe ponechávajú s poznámkou a opravným dokladom, aby bol číselný rad úplný.