Сальдо розрахунків

Що це означає

Сальдо розрахунків - це облік дебіторської заборгованості та зобов’язань у розрізі контрагентів і документів. Воно показує, який конкретний рахунок оплачений, який частково і який усе ще відкритий.

У головній книзі видно лише загальний залишок рахунку покупців. Сальдо розкладає цей залишок за документами, а без цього неможливо ні осмислено стягувати, ні звіряти.

Ту саму логіку має особовий рахунок платника податків у фінансовій адміністрації: це сальдо, яке веде установа щодо фірми, з нарахуваннями податків з одного боку і платежами з іншого. Фірма, у якої власний облік розрахунків з інспекцією в порядку, може пояснити переплату чи недоїмку раніше, ніж надійде вимога.

Як це працює на практиці

Зіставлення роблять за змінним символом із банківської виписки, бажано автоматично. Відстеження за строками прострочення є основою для нагадувань і для рішення про призупинення постачань.

Під час інвентаризації залишки узгоджують із контрагентами. Розбіжності шукають одразу: через рік документ, якого немає у другої сторони, довести значно важче.

Окремої уваги потребують аванси. Оплату за рахунком на аванс під час остаточних розрахунків треба в сальдо зіставити з підсумковим рахунком; інакше здається, ніби партнер винен усю суму, хоча більшу частину заплатив заздалегідь, і під час звірки залишків розбіжність шукають у документах заднім числом.

На що звернути увагу

Неповне зіставлення створює фіктивні вимоги і зобов’язання: двічі рознесений рахунок, платіж, прив’язаний до хибного документа, переплата, що висить роками. Такі залишки спотворюють баланс і завищують оцінку стягуваності.

Зустрічні вимоги, які партнери просто віднімають під час оплати без письмового зарахування, лишаються в сальдо відкритими з обох боків. Різниця між платежем і рахунком виглядає як недоплата, на неї йде нагадування, а під час податкової перевірки немає документа, що підтверджує припинення вимоги.