Інвентаризаційний опис

Що це означає

Інвентаризаційний опис - письмовий підсумок фактичної або документальної інвентаризації: що перевіряли, коли, хто рахував, який фактичний залишок і підписи відповідальних.

Без нього інвентаризація формально не існує. Склад може бути перерахований до останнього гвинта, але без документа перевірка визнає обов’язок невиконаним.

Опис фіксує дійсність, а не обліковий залишок. Щодо кожної позиції в ньому зазначають позначення, кількість в одиниці виміру, а для основних засобів ще інвентарний номер і місце перебування. Відзначають і стан позиції, наприклад пошкодження чи непридатність, бо саме з цього потім виходять під час оцінки і списання.

Як це працює на практиці

До опису додається акт із порівнянням фактичного та облікового залишку і поясненням розбіжностей. Нестачі та надлишки проводять у той період, за який інвентаризація робилася.

Інвентаризація стосується не лише запасів. Її роблять щодо майна, каси, дебіторки та зобов’язань, де вона має вигляд звірки залишків із партнерами.

Для клієнтів зі складом ми готуємо аркуші опису зі складського обліку без зазначення облікової кількості. Так ті, хто рахує, записують те, що справді бачать, а не те, що очікують. Аркуші пронумеровані, рахують удвох, а позиції з розбіжністю одразу після інвентаризації перераховують ще раз, доки товар на місці.

На що звернути увагу

Опис, підписаний заднім числом у березні за грудень, нічого не вартий. Порядок і строки мають бути у внутрішньому положенні і дотримуватися: на цьому й тримається довіра до опису.

До опису власного майна потрапляє не все, що лежить на складі, і навпаки. Товар, прийнятий на комісію, товар клієнтів у ремонті або проданий, але не вивезений товар записують окремо і ведуть на позабалансовому обліку. Власний товар у дорозі чи в переробника, навпаки, треба підтвердити документом третьої сторони, інакше він випаде з опису.