Фізична інвентаризація

Що це означає

Фізична інвентаризація - частина інвентаризації, за якої фактичний стан матеріального майна встановлюють безпосередньо на місці: перерахунком, вимірюванням, зважуванням чи оглядом. Вона стосується запасів на складі, готівки в касі, цінних бланків, верстатів, транспорту, офісного обладнання та іншого матеріального майна.

Закон про бухгалтерський облік вимагає інвентаризації на дату, на яку складається річна звітність, а для запасів фізичну інвентаризацію можна провести й за чотири місяці до цієї дати чи протягом двох місяців після неї, якщо рух запасів доказово дорахувати. Для довгострокового майна досить раз на два роки.

Результат - інвентаризаційний опис, підписаний особами, що проводили інвентаризацію, і матеріально відповідальною особою. Порівняння з обліковими даними дає інвентаризаційну різницю, тобто нестачу, шкоду чи надлишок, які проводять в обліку.

Як це працює на практиці

Для складів радимо планувати інвентаризацію заздалегідь: призначити день, зупинити чи точно обліковувати рухи під час підрахунку, поділити склад на ділянки й рахувати парами, де один рахує, а інший записує. На великих складах допомагають сканери й складська система, яка роздрукує список позицій без кількостей, щоб на тих, хто рахує, ніщо не впливало.

Касу ми інвентаризуємо й під час зміни касира, і вибірково протягом року, а не лише на 31 грудня. Розбіжність між готівкою й касовою книгою - сигнал помилки в обліку чи проблеми, яку треба вирішувати одразу.

Виявлені різниці проводять у періоді, за який проводиться інвентаризація. Нестача понад норми природного убутку є податковою витратою лише в розмірі відшкодування від відповідальної особи чи страховика, надлишок - доходом. За повторюваних різниць ми шукаємо причину в процесах.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - інвентаризація «за столом», коли в опис переписують дані обліку без реального підрахунку. Під час перевірки чи аудиту це легко виявляється, і фірма втрачає доказ достовірності обліку, що може призвести до штрафу й сумнівів у всій звітності.

Друга помилка - не врахувати товар, який фізично перебуває деінде: у покупця на консигнації, у постачальника в ремонті, на зовнішньому складі чи в дорозі. Ці позиції входять до майна фірми й мають бути проінвентаризовані, часто документально, інакше виникне хибна нестача.