Позабалансовий облік

Що це означає

Позабалансовий облік фіксує факти, які не входять безпосередньо до балансу, але важливі для оцінки майна та зобов’язань: отримані й видані гарантії, майно в оперативному лізингу, довірене майно, списана дебіторка.

Ідеться про рахунки класу, що не бере участі в балансових підсумках. Проте це частина бухгалтерського обліку, і дані з нього розкриваються у примітках до звітності.

Від резерву позабалансова позиція відрізняється ступенем імовірності. Резерв створюють, коли майбутня витрата ймовірна і її можна оцінити, і він лягає на витрати. Гарантія, за якою виконання поки не загрожує, лишається тільки поза балансом і на фінансовий результат не впливає. Коли ситуація змінюється, позиція переходить до балансу.

Як це працює на практиці

Типові позиції невеликої компанії: орендований автомобіль, обладнання, отримане від постачальника у тимчасове користування, порука за кредитом іншої компанії, забезпечення, внесене в тендері, товар, прийнятий на комісію.

Облік водночас є підставою для інвентаризації: перевіряють, чи діє ще гарантія і чи існує довірене майно та чи перебуває воно в тієї особи, у якої має бути.

Компанії часто ведуть поза балансом і малоцінне майно, яке під час купівлі одразу списали у витрати, - ноутбуки, телефони, інструмент. Облік показує, у якого працівника перебуває річ і що треба повернути при його звільненні, хоча в балансі це майно вже не значиться.

На що звернути увагу

Найбільший ризик - видані поруки: у балансі їх не видно, але вони можуть перетворитися на реальне зобов’язання в повній сумі. Саме тому під час перевірки і в банку питають про позабалансові позиції одразу після звітності.

Часта помилка - облік, який заводять під час підписання договору і більше ніколи не оновлюють. Через кілька років у ньому значаться давно повернені авто і припинені гарантії, тож примітки до звітності описують неіснуючі ризики, а банку чи аудиторові доводиться перевіряти все заново.