Инвентаризационная опись

Что это значит

Инвентаризационная опись - письменный итог фактической или документальной инвентаризации: что проверяли, когда, кто считал, каков фактический остаток и подписи ответственных.

Без неё инвентаризация формально не существует. Склад может быть пересчитан до последнего винта, но без документа проверка сочтёт обязанность невыполненной.

Опись фиксирует действительность, а не учётный остаток. По каждой позиции в ней указывают обозначение, количество в единице измерения, а для основных средств ещё инвентарный номер и место нахождения. Отмечают и состояние позиции, например повреждение или непригодность, потому что именно из этого потом исходят при оценке и списании.

Как это работает на практике

К описи прилагается акт со сравнением фактического и учётного остатка и объяснением расхождений. Недостачи и излишки проводят в тот период, за который инвентаризация делалась.

Инвентаризация касается не только запасов. Её делают по имуществу, кассе, дебиторке и обязательствам, где она имеет вид сверки остатков с партнёрами.

Для клиентов со складом мы готовим листы описи из складского учёта без указания учётного количества. Так считающие записывают то, что действительно видят, а не то, что ожидают. Листы пронумерованы, считают вдвоём, а позиции с расхождением сразу после инвентаризации пересчитывают ещё раз, пока товар на месте.

На что обратить внимание

Опись, подписанная задним числом в марте за декабрь, ничего не стоит. Порядок и сроки должны быть во внутреннем положении и соблюдаться: на этом и держится доверие к описи.

В опись собственного имущества попадает не всё, что лежит на складе, и наоборот. Товар, принятый на комиссию, товар клиентов в ремонте или проданный, но не вывезенный товар записывают отдельно и ведут на забалансовом учёте. Собственный товар в пути или у переработчика, напротив, нужно подтвердить документом третьей стороны, иначе он выпадет из описи.