Inventúrny súpis

Čo to znamená

Inventúrny súpis je písomný výstup fyzickej alebo dokladovej inventúry: čo sa zisťovalo, kedy, kto počítal, aký bol skutočný stav a podpisy zodpovedných osôb.

Bez neho inventarizácia formálne neexistuje. Firma môže mať sklad spočítaný do poslednej skrutky, ale ak o tom nie je doklad, kontrola to posúdi ako nesplnenú povinnosť.

Súpis zachytáva skutočnosť, nie účtovný stav. Pri každej položke uvádza jej označenie, množstvo v mernej jednotke a pri dlhodobom hmotnom majetku aj inventárne číslo a miesto, kde sa nachádza. Poznamená sa aj stav položky, napríklad poškodenie alebo nepoužiteľnosť, lebo práve z toho sa neskôr vychádza pri ocenení a odpise.

Ako to funguje v praxi

K súpisu patrí inventarizačný zápis s porovnaním skutočného a účtovného stavu a s vysvetlením rozdielov. Manká a prebytky sa zaúčtujú do obdobia, za ktoré sa inventarizácia robila.

Inventúra sa netýka len zásob. Robí sa aj na majetku, pokladnici, pohľadávkach a záväzkoch, kde má podobu odsúhlasenia zostatkov s partnermi.

Pre klientov so skladom pripravujeme súpisové hárky zo skladovej evidencie bez uvedeného účtovného množstva. Počítajúci tak zapisujú, čo naozaj vidia, a nie to, čo očakávajú. Hárky sú očíslované, počíta sa vo dvojici a položky s rozdielom sa hneď po inventúre prepočítajú ešte raz, kým je tovar na mieste.

Na čo si dať pozor

Súpis podpísaný spätne v marci za december je bezcenný. Postup a termíny majú byť vo vnútropodnikovej smernici a dodržané, lebo dôveryhodnosť súpisu stojí práve na tom.

Do súpisu vlastného majetku nepatrí všetko, čo leží v sklade, a naopak. Tovar prevzatý do komisie, zákazníkov tovar na oprave či predaný, ale nevyzdvihnutý tovar sa zapíše oddelene a vedie sa v podsúvahovej evidencii. Vlastný tovar na ceste alebo u spracovateľa sa zase musí doložiť potvrdením tretej strany, inak zo súpisu vypadne.