Касова книга

Що це означає

Касова книга веде надходження і виплати готівкою хронологічно, зі щоденним залишком. Кожен запис спирається на касовий документ або чек eKasa.

Залишок не може бути від’ємним жодного дня. Від’ємна каса означає, що або немає прибуткового документа, або витрата проведена раніше, ніж гроші пішли.

Касова книга відображає всі рухи готівки, а не лише виручку: внесок на рахунок, зняття в банкоматі, аванс працівнику на покупку. eKasa ж фіксує лише продажі покупцям. Тому кожне переміщення між касою і банком з’являється двічі - у книзі та в банківській виписці, і обидва записи мають збігатися.

Як це працює на практиці

Залишок перевіряють фізично при інвентаризації, щонайменше на кінець року. Різницю проводять як нестачу або надлишок і вирішують відповідальністю конкретної людини.

Закон обмежує платежі готівкою між підприємцями. Перевищення ліміту - адміністративне порушення, навіть якщо операція в іншому бездоганна і проведена.

Компанія, яка платить готівкою в євро та в іноземній валюті, веде окрему касу для кожної валюти. Валютну касу перераховують за курсом, і під час її оцінки на звітну дату виникає курсова різниця, яку треба провести, навіть якщо з готівкою нічого не відбувалося.

На що звернути увагу

Високий залишок у касі - червоний прапорець для перевірки: він натякає, що готівки фізично немає і каса прикриває вилучення учасника.

Часта проблема - і незвітовані аванси працівникам. Готівка, видана на покупку чи поїздку, за якою не надійшов документ, лишається в книгах як борг працівника, і під час перевірки з’ясовують, чи не прихована це виплата. Строк звіту визначає внутрішнє положення, а щодо відряджень і закон про компенсації за відрядження.