Інвентаризація каси

Що це означає

Інвентаризація каси - це фізичний перерахунок готівки, грошових документів і талонів на харчування в касі та їх звіряння із залишком у касовій книзі. Це фізична інвентаризація, що входить до обов'язкової інвентаризації майна і зобов'язань.

Організація має проводити інвентаризацію каси щонайменше на дату складання звітності. На практиці її радять проводити частіше, наприклад щомісяця або під час кожної передачі каси іншому працівникові, щоб помилки і втрати виявлялися вчасно.

Результат - інвентаризаційний опис, де зазначають кількість купюр і монет за номіналами, загальну суму, залишок за книгою і можливу різницю. Опис підписують касир та інвентаризаційна комісія, і він стає обліковим записом, який треба зберігати в архіві.

Як це працює на практиці

Інвентаризація має відбуватися без попередження і в присутності касира. Перед перерахунком проводять усі касові документи дня, щоб залишок у книзі відповідав дійсності, а під час перерахунку жодних надходжень і видатків робити не можна.

Якщо готівки менше, виникає нестача: її відносять на витрати й водночас пред'являють вимогу відповідальному працівникові, якщо він підписав договір про матеріальну відповідальність за довірені цінності. Надлишок відносять на інші доходи; обидва випадки - це інвентаризаційна різниця.

У валютній касі іноземну валюту рахують окремо за кожною валютою і на дату звітності перераховують за курсом ЄЦБ. Курсова різниця, що виникла, - не нестача і не надлишок, а окрема позиція, яку в описі треба чітко відокремити.

На що звернути увагу

Повторювані дрібні розбіжності зазвичай свідчать про недбале ведення каси: невиписані документи, видатки без погодження чи змішування особистих і фірмових грошей. Треба шукати причину, а не просто списувати різницю; під час податкової перевірки каса часто в центрі уваги.

Великий залишок готівки небезпечний і з іншої причини: закон обмежує розрахунки готівкою, а компанія може встановити ліміт каси. Зайву готівку краще регулярно здавати на банківський рахунок, а не тримати в офісі.