Инвентаризация кассы

Что это значит

Инвентаризация кассы - это физический пересчёт наличных, денежных документов и талонов на питание в кассе и их сверка с остатком в кассовой книге. Это физическая инвентаризация, входящая в обязательную инвентаризацию имущества и обязательств.

Организация должна проводить инвентаризацию кассы как минимум на дату составления отчётности. На практике её советуют проводить чаще, например ежемесячно или при каждой передаче кассы другому сотруднику, чтобы ошибки и потери выявлялись вовремя.

Результат - инвентаризационная опись, где указывают количество купюр и монет по номиналам, общую сумму, остаток по книге и возможную разницу. Опись подписывают кассир и инвентаризационная комиссия, и она становится учётной записью, которую нужно хранить в архиве.

Как это работает на практике

Инвентаризация должна проходить без предупреждения и в присутствии кассира. Перед пересчётом проводят все кассовые документы дня, чтобы остаток в книге соответствовал действительности, а во время пересчёта никаких приходов и расходов делать нельзя.

Если наличных меньше, возникает недостача: её относят на расходы и одновременно предъявляют требование ответственному сотруднику, если он подписал договор о материальной ответственности за вверенные ценности. Излишек относят на прочие доходы; оба случая - это инвентаризационная разница.

В валютной кассе иностранную валюту считают отдельно по каждой валюте и на дату отчётности пересчитывают по курсу ЕЦБ. Возникшая курсовая разница - не недостача и не излишек, а отдельная позиция, которую в описи нужно чётко отделить.

На что обратить внимание

Повторяющиеся мелкие расхождения обычно говорят о небрежном ведении кассы: невыписанных документах, расходах без согласования или смешении личных и фирменных денег. Нужно искать причину, а не просто списывать разницу; при налоговой проверке касса часто в центре внимания.

Большой остаток наличных опасен и по другой причине: закон ограничивает расчёты наличными, а компания может установить лимит кассы. Лишнюю наличность лучше регулярно сдавать на банковский счёт, а не держать в офисе.