Касовий документ

Що це означає

Касовий документ - це документ про готівковий платіж: прибутковий або видатковий касовий ордер у касі компанії або чек з eKasa при продажу кінцевому покупцеві.

Як і будь-який первинний документ, він має містити ідентифікацію, зміст операції, дату, суму і підписи. Без нього рух у касі недоказовий, навіть якщо він реально відбувся.

Касовий документ і чек з eKasa - не одне й те саме. Прибутковий чи видатковий касовий ордер - це внутрішній документ компанії про рух готівки в її касі, а чек з eKasa отримує покупець як підтвердження продажу. За виручки готівкою можуть виникнути обидва, і кожен має свою роль.

Як це працює на практиці

Касову книгу ведуть постійно, і її залишок має збігатися з фактичною готівкою в касі. Це перевіряють інвентаризацією, за великих обсягів частіше, ніж раз на рік.

Чеки за дрібні покупки підклеюють або сканують, оскільки термопапір за кілька місяців вицвітає. При оплаті корпоративною карткою парним документом слугує і банківська виписка.

Під час зняття готівки в банку ми відображаємо видаток за банківською випискою і надходження в касовій книзі за прибутковим ордером. Між двома рухами використовується рахунок грошей у дорозі, щоб сума не врахувалася двічі і обидві сторони можна було зіставити, навіть якщо гроші потраплять до каси на день пізніше.

На що звернути увагу

Від’ємний залишок каси - неможливий стан, і під час перевірки це однозначна знахідка. Так само проблемні витрати без документа: їх кваліфікують як невираховувані або як негрошовий дохід директора.

Готівкові платежі мають законний ліміт, понад який платити треба безготівково, а розбиття одного платежу на кілька документів вважається одним платежем. За порушення загрожує штраф і тому, хто платить, і тому, хто приймає гроші, тож велика покупка за готівку невигідна жодній зі сторін.