Інвентаризаційна різниця

Що це означає

Інвентаризаційна різниця - розбіжність між фактичним станом майна чи зобов’язань, виявленим під час інвентаризації, і даними обліку. Якщо факт нижчий, це нестача, тобто відсутнє майно, чи шкода, наприклад пошкоджений товар. Якщо вищий - це надлишок.

Закон про бухгалтерський облік вимагає проводити інвентаризаційні різниці в тому звітному періоді, за який проводиться інвентаризація, навіть якщо їх виявлено після кінця року під час фізичної інвентаризації в січні. Так облік відповідає дійсності на дату звітності.

Для запасів розрізняють нестачу в межах норм природного убутку, наприклад усушку чи розпилення товару, і нестачу понад норми. Перша - звичайна витрата, другу оцінюють суворіше, вона потребує пояснення й зазвичай стягнення з відповідальної особи.

Як це працює на практиці

Нестачу й шкоду ми відносимо на витрати, надлишки - на доходи. У разі нестачі з’ясовуємо причину: помилка в обліку, неправильний прибутковий документ, крадіжка чи пошкодження. Якщо відповідальний працівник з угодою про матеріальну відповідальність, виникає вимога до нього, а відшкодування - дохід.

Для податку нестача понад норми природного убутку є податковою витратою лише в розмірі отриманого відшкодування, наприклад від працівника чи страховика. Виняток - шкода від невідомої особи, підтверджена поліцією, чи шкода від стихійного лиха.

Щодо ПДВ нестача понад норми вимагає коригування відрахування за запасами, за якими відрахування було застосовано, бо товар не використано для оподатковуваних постачань. Тож інвентаризаційні різниці ми завжди оцінюємо й з погляду ПДВ, а не лише в обліку.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - проводити нестачу й надлишок однієї позиції одне проти одного без з’ясування. Взаємозалік допустимий лише за пересортиці схожих позицій, наприклад розмірів одного виробу, і лише якщо це доведено. Інакше нестачу й надлишок треба проводити окремо.

Регулярні великі різниці - сигнал проблеми в процесах: відсутність прибуткових документів, видача без документів, неправильне вимірювання чи крадіжки. Замість щорічного списання різниць краще знайти причину, наприклад запровадивши вибіркові інвентаризації окремих позицій протягом року.