Inventúra pokladnice

Čo to znamená

Inventúra pokladnice je fyzické spočítanie hotovosti, cenín a stravných poukážok v pokladnici a ich porovnanie so zostatkom v pokladničnej knihe. Ide o fyzickú inventúru, ktorá je súčasťou povinnej inventarizácie majetku a záväzkov.

Účtovná jednotka musí inventarizovať pokladnicu aspoň ku dňu, ku ktorému zostavuje účtovnú závierku. V praxi sa však odporúča robiť ju častejšie, napríklad mesačne alebo pri každom odovzdaní pokladnice inému pracovníkovi, aby sa chyby a straty odhalili včas.

Výsledkom je inventúrny súpis, v ktorom sa uvedie počet bankoviek a mincí podľa nominálnych hodnôt, celková suma, zostatok podľa knihy a prípadný rozdiel. Súpis podpisuje pokladník aj inventarizačná komisia a stáva sa účtovným záznamom, ktorý treba archivovať.

Ako to funguje v praxi

Inventúra by mala prebehnúť neohlásene a v prítomnosti pokladníka. Pred počítaním sa zaúčtujú všetky pokladničné doklady dňa, aby zostatok v knihe zodpovedal skutočnosti, a počas počítania sa nesmú robiť žiadne príjmy ani výdavky.

Ak je hotovosti menej, vzniká manko, ktoré sa zaúčtuje do nákladov a súčasne sa voči zodpovednému zamestnancovi uplatní pohľadávka, ak podpísal dohodu o zodpovednosti za zverené hodnoty. Prebytok sa zaúčtuje do ostatných výnosov; oba prípady patria pod inventarizačný rozdiel.

V valutovej pokladnici sa cudzia mena počíta osobitne v každej mene a ku dňu závierky sa prepočíta kurzom ECB. Vzniknutý kurzový rozdiel nie je manko ani prebytok, ale samostatná položka, ktorú treba v súpise jasne oddeliť.

Na čo si dať pozor

Opakované drobné rozdiely bývajú znakom nedôsledného vedenia pokladnice, napríklad nevystavených dokladov, výdavkov bez schválenia alebo miešania súkromných a firemných peňazí. Treba hľadať príčinu, nie rozdiel len vyúčtovať; pri daňovej kontrole je pokladnica častým terčom.

Vysoký zostatok hotovosti je rizikom aj z iného dôvodu: zákon obmedzuje platby v hotovosti a firma si môže stanoviť pokladničný limit. Prebytočnú hotovosť je lepšie pravidelne odvádzať na bankový účet a nedržať ju v kancelárii.