Кредит-нота

Що це означає

Кредит-нота - це коригувальний документ, яким продавець зменшує початково виставлену суму: при рекламації, поверненні товару, додатковій знижці або помилці в рахунку. У зворотний бік діє дебет-нота, що збільшує суму.

З погляду ПДВ це коригування податкової бази. Документ має посилатися на початковий рахунок і містити різницю суми й податку, а не нову підсумкову суму, яку неможливо зіставити з початковим документом.

Кредит-нота сама по собі не означає, що гроші повертаються. Це документ про зменшення суми; чи повернуть різницю на рахунок, чи зарахують її в наступний рахунок, чи вона лише зменшить ще не сплачену заборгованість, вирішує окрема домовленість сторін. У разі заліку потрібен запис про те, які документи і в якій сумі погасили один одного.

Як це працює на практиці

Кредит-нота зменшує дебіторську заборгованість покупця і в обліку зіставляється з початковим документом, щоб сальдо сходилося. У контрольному звіті вона відображається в розділі коригувальних документів і звіряється зі звітом другої сторони.

Період, до якого належить коригування, визначається правилами закону про ПДВ для виправлення податкової бази, а не датою друку документа.

У покупця отримана кредит-нота діє у зворотний бік: зменшує витрату та відрахування ПДВ, причому в періоді, коли покупець її отримав. Тому ми просимо в клієнтів і кредит-ноти від постачальників, а не лише рахунки. Без них відрахування ПДВ залишається вищим, ніж належить компанії, і різниця спливає під час звіряння контрольних звітів.

На що звернути увагу

Скасовувати вже виставлений і надісланий рахунок видаленням у системі неприпустимо: нумерація має лишатися безперервною. Помилку виправляють кредит-нотою і за потреби новим рахунком, навіть якщо покупець нічого не сплатив.

У разі постачання товару чи послуги до іншої держави-члена кредит-нота відображається і в зведеному звіті, а не лише в декларації. Якщо коригування у зведеному звіті пропустити, дані не збігатимуться з тим, що показує покупець у своїй країні, і розбіжність часто стає приводом для запитань податкового адміністратора.