Дебет-нота

Що це означає

Дебет-нота - це коригувальний документ, яким початково виставлена сума збільшується: наприклад, за додатково встановленого більшого постачання, за помилково заниженої ціни або за договірного донарахування. У зворотний бік діє кредит-нота.

З погляду ПДВ це коригування, що збільшує податкову базу. Документ має посилатися на початковий рахунок і зазначати різницю суми й податку, а не нову підсумкову суму.

Дебет-нота виправляє вже здійснене постачання. Якщо покупець отримує додатковий товар чи послугу, які не входили до початкового постачання, це не коригування, а нове постачання з власним рахунком і власною датою виникнення податкового обов’язку.

Як це працює на практиці

У покупця дебет-нота збільшує зобов’язання, у постачальника - вимогу, і в обліку вона зіставляється з початковим документом. У контрольному звіті вона належить до розділу коригувальних документів в обох сторін.

Період, до якого належить коригування, визначається правилами закону про ПДВ для виправлення податкової бази, а не тим, коли помилку виявлено.

Часта ситуація: договір підряду допускає підвищення ціни при зміні обсягу робіт, яку замовник погоджує в акті. Постачальник виставляє дебет-ноту до початкового рахунку, а ми додаємо до неї в обліку погоджену відомість, яка під час перевірки підтверджує причину коригування.

На що звернути увагу

Дебет-нота не є інструментом одностороннього підвищення ціни: вона має спиратися на договір або на справді більший обсяг постачання. Без домовленості покупець заперечує обґрунтовано, і документ лишиться неоплаченим і незіставленим в обох сторін.

Дебет-нота має власний строк оплати, і його треба зазначити в документі. Якщо постачальник його пропустить або надішле документ без підтвердження доставки, у спорі про відсотки за прострочення йому буде важко довести, з якого дня покупець прострочив оплату різниці.