Кассовая книга

Что это значит

Кассовая книга ведёт поступления и выплаты наличными хронологически, с ежедневным остатком. Каждая запись опирается на кассовый документ или чек eKasa.

Остаток не может быть отрицательным ни на один день. Отрицательная касса означает, что либо нет приходного документа, либо расход проведён раньше, чем деньги ушли.

Кассовая книга отражает все движения наличных, а не только выручку: взнос на счёт, снятие в банкомате, аванс работнику на покупку. eKasa же фиксирует лишь продажи покупателям. Поэтому каждое перемещение между кассой и банком появляется дважды - в книге и в банковской выписке, и обе записи должны совпадать.

Как это работает на практике

Остаток проверяют физически при инвентаризации, минимум на конец года. Разницу проводят как недостачу или излишек и решают ответственностью конкретного человека.

Закон ограничивает платежи наличными между предпринимателями. Превышение лимита - административное нарушение, даже если операция в остальном безупречна и проведена.

Компания, которая платит наличными в евро и в иностранной валюте, ведёт отдельную кассу для каждой валюты. Валютную кассу пересчитывают по курсу, и при её оценке на дату отчётности возникает курсовая разница, которую нужно провести, даже если с наличными ничего не происходило.

На что обратить внимание

Высокий остаток в кассе - красный флаг для проверки: он намекает, что наличных физически нет и касса прикрывает выемки участника.

Частая проблема - и неотчитанные авансы работникам. Наличные, выданные на покупку или поездку, по которым не пришёл документ, остаются в книгах как долг работника, и при проверке выясняют, не скрытая ли это выплата. Срок отчёта задаёт внутреннее положение, а по командировкам и закон о командировочных компенсациях.