Инвентаризационная разница

Что это значит

Инвентаризационная разница - расхождение между фактическим состоянием имущества или обязательств, выявленным при инвентаризации, и данными учёта. Если факт ниже, это недостача, то есть отсутствующее имущество, или ущерб, например повреждённый товар. Если выше - это излишек.

Закон о бухгалтерском учёте требует проводить инвентаризационные разницы в том отчётном периоде, за который проводится инвентаризация, даже если они выявлены после конца года при физической инвентаризации в январе. Так учёт соответствует действительности на дату отчётности.

Для запасов различают недостачу в пределах норм естественной убыли, например усушку или распыление товара, и недостачу сверх норм. Первая - обычный расход, вторую оценивают строже, она требует объяснения и обычно взыскания с ответственного лица.

Как это работает на практике

Недостачу и ущерб мы относим на расходы, излишки - на доходы. При недостаче выясняем причину: ошибка в учёте, неправильный приходный документ, кража или повреждение. Если ответственен работник с соглашением о материальной ответственности, возникает требование к нему, а возмещение - доход.

Для налога недостача сверх норм естественной убыли является налоговым расходом лишь в размере полученного возмещения, например от работника или страховщика. Исключение - ущерб от неизвестного лица, подтверждённый полицией, или ущерб от стихийного бедствия.

По НДС недостача сверх норм требует корректировки вычета по запасам, по которым вычет был применён, потому что товар не использован для облагаемых поставок. Поэтому инвентаризационные разницы мы всегда оцениваем и с точки зрения НДС, а не только в учёте.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - проводить недостачу и излишек одной позиции друг против друга без выяснения. Взаимозачёт допустим лишь при пересортице похожих позиций, например размеров одного изделия, и только если это доказано. Иначе недостачу и излишек нужно проводить отдельно.

Регулярные крупные разницы - сигнал проблемы в процессах: отсутствие приходных документов, выдача без документов, неправильное измерение или кражи. Вместо ежегодного списания разниц лучше найти причину, например введя выборочные инвентаризации отдельных позиций в течение года.