Недостача и порча

Что это значит

Недостача - это разница, на которую фактическое наличие имущества меньше учётного, и обнаруживается она при инвентаризации. Порча - непоправимое обесценение имущества; и то и другое идёт в расходы, которые налог обычно не признаёт.

Недостача - не естественная убыль. Убыль в пределах нормы, закреплённой внутренним регламентом, считается обычным расходом, а недостача - это отсутствующее имущество; обратный случай, излишек, идёт в доходы, а не в зачёт недостачи.

Недостача или ущерб и возмещение, которое компания за них получает, - две отдельные статьи. Расход отражают сразу, как только разница выявлена; возмещение от работника, от виновника или страховое возмещение идёт в доходы, лишь когда требование признано или присуждено. Взаимозачёт между ними не делают, даже если суммы совпадают.

Как это работает на практике

Налоговым расходом недостача и порча становятся лишь в исключениях, перечисленных в законе о подоходном налоге: в пределах полученного возмещения, при ущербе от стихийного бедствия и при ущербе от неустановленного лица, подтверждённом полицией.

Вторая сторона - НДС: если товар, по которому плательщик заявил вычет налога, исчез, вычет, как правило, приходится вернуть. С работника недостачу по вверенным ценностям взыскивают на основании договора о материальной ответственности.

Когда инвентаризация показывает расхождение, мы помогаем клиенту дополнить инвентаризационную опись протоколом с объяснением причины и позицией ответственного работника. Только после этого директор решает, взыскивать ли недостачу с работника, со страховой или отнести её целиком в расходы, и это решение становится основанием для проводки.

На что обратить внимание

Самая дорогая ошибка - списать недостачу в расходы и забыть про обе связки. На проверке сумму прибавят к базе налога, а сверху доначислят ранее заявленный к вычету НДС и пеню за просрочку, так что за пропавший товар компания заплатит второй раз.

Удержать недостачу из зарплаты работника только по решению руководства нельзя. Для удержания нужно письменное соглашение об удержаниях из зарплаты или иное законное основание; иначе это невыплаченная часть зарплаты нетто, которую инспекция труда обяжет доплатить и к этому назначит штраф.