Кассовый документ

Что это значит

Кассовый документ - это документ о наличном платеже: приходный или расходный кассовый ордер в кассе компании либо чек из eKasa при продаже конечному покупателю.

Как и любой первичный документ, он должен содержать идентификацию, содержание операции, дату, сумму и подписи. Без него движение в кассе недоказуемо, даже если оно реально произошло.

Кассовый документ и чек из eKasa - не одно и то же. Приходный или расходный кассовый ордер - это внутренний документ компании о движении наличных в её кассе, а чек из eKasa получает покупатель как подтверждение продажи. При выручке наличными могут возникнуть оба, и у каждого своя роль.

Как это работает на практике

Кассовую книгу ведут постоянно, и её остаток должен совпадать с фактической наличностью в кассе. Это проверяют инвентаризацией, при больших объёмах чаще, чем раз в год.

Чеки за мелкие покупки подклеивают или сканируют, поскольку термобумага через несколько месяцев выцветает. При оплате корпоративной картой парным документом служит и банковская выписка.

При снятии наличных в банке мы отражаем расход по банковской выписке и приход в кассовой книге по приходному ордеру. Между двумя движениями используется счёт денег в пути, чтобы сумма не учлась дважды и обе стороны можно было сопоставить, даже если деньги попадут в кассу на день позже.

На что обратить внимание

Отрицательный остаток кассы - невозможное состояние, и при проверке это однозначная находка. Так же проблематичны расходы без документа: их квалифицируют как невычитаемые или как неденежный доход директора.

У наличных платежей есть законный лимит, свыше которого платить нужно безналично, а разбивка одного платежа на несколько документов считается одним платежом. За нарушение грозит штраф и тому, кто платит, и тому, кто принимает деньги, так что крупная покупка за наличные невыгодна ни одной из сторон.