Проформа-інвойс

Що це означає

Проформа-рахунок - це вимога оплати до постачання. Він не є податковим і первинним документом: не розноситься в обліку, не входить до регістрів ПДВ і не дає права на вирахування.

На практиці він слугує підставою для передоплати: містить суму, номер рахунку і змінний символ, але не податкові реквізити повноцінного рахунку.

Окрім передоплати всередині країни, проформа має ще одне застосування. При відправленні до третьої країни без продажу, наприклад зразків або товару в ремонт, вона слугує документом про вартість і характер товару для митного оформлення. Навіть тоді це не рахунок за продаж, і дебіторка за ним не виникає.

Як це працює на практиці

Після отримання платежу в платника ПДВ виникає податковий обов’язок з отриманого авансу, і треба виставити податковий документ - у словацькій практиці авансовий рахунок або документ до отриманого платежу. Після постачання виставляють остаточний рахунок із зарахуванням авансу.

Для нового покупця оплата за проформою - найпростіший спосіб керування ризиком: постачання йде лише після зарахування грошей, і питання строку оплати та стягнення відпадають.

Клієнтам, які працюють із проформами, ми задаємо просте правило: проформу до бухгалтерії не надсилають, надсилають оплату в банківській виписці та податковий документ до неї. Неоплачені проформи ведуть у програмі виставлення рахунків як вимоги, і в сальдо розрахунків не висить дебіторка, якої ніколи не було.

На що звернути увагу

Змішування проформи з авансовим рахунком часте і має податковий ефект: аванс, отриманий без виставлення податкового документа, - це незадекларований податок, навіть якщо компанія "нічого не виставляла". Покупець же не може вирахувати податок за проформою: йому потрібен податковий документ.

Якщо покупець проведе проформу як зобов’язання, а згодом і остаточний рахунок, борг опиниться в книгах двічі. При пакетних платіжних дорученнях легко заплатити двічі, а повернення переплати від постачальника займає тижні. Тому оплачену проформу обліковують як виданий аванс, а остаточний рахунок із ним зараховують.