Виданий аванс

Що це означає

Виданий аванс - платіж, який фірма перераховує постачальникові наперед, ще до постачання товару чи надання послуги. З погляду обліку це не витрата, а вимога до постачальника, яка перетворюється на витрату чи майно лише після постачання й розрахунку.

Короткострокові аванси за товар, матеріали й послуги обліковуються на рахунку 314. Аванси на довгострокове майно відображаються окремо на рахунках 051 і 052 і після постачання переносяться до вартості придбання майна чи спершу до незавершених капітальних інвестицій.

Його протилежність - отриманий аванс у постачальника. Для обох сторін важливо, щоб аванс був чітко прив’язаний до конкретного договору чи замовлення і його можна було пізніше зарахувати з підсумковим рахунком.

Як це працює на практиці

За оплати за рахунком на передоплату ми проводимо як аванс лише сам платіж, бо рахунок на передоплату не є податковим документом. Якщо постачальник-платник ПДВ після отримання платежу виставить рахунок на отриману оплату, покупець може вирахувати ПДВ уже в періоді платежу.

Під час розрахунку постачальник виставляє підсумковий рахунок, у якому вираховує отриманий аванс разом із ПДВ. Ми звіряємо суми й ставки та зараховуємо аванс на рахунку 314 проти зобов’язання за підсумковим рахунком. Незараховані аванси на кінець року розписуємо за постачальниками.

У довгострокових проєктах, наприклад під час будівництва чи виготовлення верстата на замовлення, ми відстежуємо аванси за договірними етапами. Це допомагає контролювати, чи відповідають платежі реальному ходу робіт, і захищає фірму від того, щоб сплатити більше, ніж отримано.

На що звернути увагу

Аванс - це ризик. Якщо постачальник не виконає зобов’язань чи збанкрутує, фірма може втратити сплачені гроші. За сумнівів щодо постачальника ми створюємо резерв на знецінення, а за великих сум радимо вимагати банківську гарантію повернення авансу.

Довго незараховані аванси на рахунку 314 зазвичай вказують на помилку: підсумковий рахунок проведено без зарахування авансу, або аванс сплачено двічі. Під час перевірки ПДВ до того ж є ризик, що вирахування за авансом і за підсумковим рахунком застосовано двічі.