Обліковий документ

Що це означає

Первинний документ - це доказовий запис про господарську операцію. Закон про бухгалтерський облік приписує йому реквізити: словесне і числове позначення, зміст операції та її учасників, грошову суму чи кількість, дату складання, дату здійснення і підпис.

Без документа обліковувати не можна. Цей принцип є основою доказовості обліку, і саме від нього залежить, чи захистить компанія під час перевірки витрату і вирахування податку.

Первинний і податковий документ перетинаються, але не повністю. Банківська виписка чи внутрішній документ з амортизації - первинні документи, але не податкові. Рахунок від постачальника, який не є платником ПДВ, - повноцінний первинний документ, проте вирахування податку за ним заявити не можна.

Як це працює на практиці

Документом є рахунок вхідний і вихідний, банківська виписка, касовий документ, накладна, зарплатна відомість і внутрішній документ з амортизації та забезпечень.

Документи зберігають встановлений законом строк, у паперовому або електронному вигляді. Оцифрування допустиме за умови читабельності, цілісності змісту і доступності протягом усього строку архівації.

Документи, які завантажує клієнт, ми перевіряємо до проведення: чи виписані вони на потрібну фірму, чи збігаються IČ DPH, сума і дата постачання. У разі помилки ми готуємо точний перелік того, що виправити, і клієнт запитує в постачальника коригувальний рахунок ще в тому самому періоді.

На що звернути увагу

Відсутній або неповний документ під час перевірки оцінюється так, ніби операції не було, а це означає невираховувану витрату і втрату вирахування ПДВ. Дооформити його заднім числом, як правило, неможливо, тому документи збирають постійно, а не раз на квартал.

Касові чеки на термопапері за кілька років вицвітають, і під час перевірки з них уже нічого прочитати. Тому їх одразу сканують і зберігають так, щоб архівація відповідала умовам читабельності, інакше витрата і вирахування пропадуть, хоча документ фізично існує.