Проформа-инвойс

Что это значит

Проформа-счёт - это требование оплаты до поставки. Он не является налоговым и первичным документом: не разносится в учёте, не входит в регистры НДС и не даёт права на вычет.

На практике он служит основанием для предоплаты: содержит сумму, номер счёта и переменный символ, но не налоговые реквизиты полноценного счёта.

Помимо предоплаты внутри страны у проформы есть ещё одно применение. При отправке в третью страну без продажи, например образцов или товара в ремонт, она служит документом о стоимости и характере товара для таможенного оформления. Даже тогда это не счёт за продажу, и дебиторка по нему не возникает.

Как это работает на практике

После получения платежа у плательщика НДС возникает налоговая обязанность с полученного аванса, и нужно выставить налоговый документ - в словацкой практике авансовый счёт или документ к полученному платежу. После поставки выставляют окончательный счёт с зачётом аванса.

Для нового покупателя оплата по проформе - самый простой способ управления риском: поставка идёт только после зачисления денег, и вопросы срока оплаты и взыскания отпадают.

Клиентам, работающим с проформами, мы задаём простое правило: проформу в бухгалтерию не присылают, присылают оплату в банковской выписке и налоговый документ к ней. Неоплаченные проформы ведут в программе выставления счетов как требования, и в сальдо расчётов не висит дебиторка, которой никогда не было.

На что обратить внимание

Смешение проформы с авансовым счётом частое и имеет налоговый эффект: аванс, полученный без выставления налогового документа, - это незадекларированный налог, даже если компания "ничего не выставляла". Покупатель же не может вычесть налог по проформе: ему нужен налоговый документ.

Если покупатель проведёт проформу как обязательство, а позже и окончательный счёт, долг окажется в книгах дважды. При пакетных платёжных поручениях легко заплатить дважды, а возврат переплаты от поставщика занимает недели. Поэтому оплаченную проформу учитывают как выданный аванс, а окончательный счёт с ним зачитывают.