Proforma faktúra

Čo to znamená

Proforma faktúra je výzva na zaplatenie pred dodaním. Nie je daňovým dokladom ani účtovným dokladom: neúčtuje sa, nevstupuje do evidencie DPH a nezakladá nárok na odpočet.

V praxi slúži ako podklad na platbu vopred - obsahuje sumu, číslo účtu a variabilný symbol, ale nie daňové náležitosti riadnej faktúry.

Mimo tuzemských platieb vopred má proforma ešte jedno použitie. Pri zásielke do tretej krajiny bez predaja, napríklad pri vzorkách alebo tovare na opravu, slúži ako doklad o hodnote a povahe tovaru pre colné konanie. Ani vtedy nie je faktúrou za predaj a nevzniká z nej pohľadávka.

Ako to funguje v praxi

Po prijatí platby vzniká u platiteľa DPH daňová povinnosť z prijatého preddavku a musí sa vystaviť daňový doklad - v slovenskej praxi zálohová faktúra alebo doklad k prijatej platbe. Po dodaní sa vystavuje konečná faktúra so zúčtovaním preddavku.

Pre nového odberateľa je platba na proformu najjednoduchšie riziko riadenie: dodáva sa až po pripísaní peňazí, čím odpadá otázka splatnosti aj vymáhania.

Klientom, ktorí pracujú s proformami, nastavíme jednoduché pravidlo: proforma sa do účtovníctva neposiela, posiela sa až úhrada na bankovom výpise a daňový doklad k nej. Nezaplatené proformy sa sledujú vo fakturačnom programe ako výzvy, takže v saldokonte nevisia pohľadávky, ktoré nikdy nevznikli.

Na čo si dať pozor

Zámena proformy so zálohovou faktúrou je častá a má daňový dopad: preddavok prijatý bez vystavenia daňového dokladu je nepriznaná daň, aj keď firma "nič nefakturovala". Odberateľ si zase nemôže odpočítať daň z proformy - potrebuje daňový doklad.

Keď odberateľ zaúčtuje proformu ako záväzok a neskôr aj konečnú faktúru, dlh je v knihách dvakrát. Pri hromadných platobných príkazoch sa tak ľahko zaplatí dvakrát a vrátenie preplatku od dodávateľa trvá týždne. Zaplatená proforma sa preto eviduje ako poskytnutý preddavok a konečná faktúra sa s ním zúčtuje.