Компенсація за власний автомобіль

Що це означає

Компенсація за використання власного автомобіля належить працівникові, який на прохання роботодавця їде у відрядження своєю машиною. Її регулює закон про відрядні витрати, і вона складається з двох частин: базової компенсації за кожен кілометр і компенсації за витрачене пальне.

Базова компенсація покриває знос машини, страховку й інші витрати власника. Її ставку за кілометр встановлює міністерство своїм розпорядженням, і вона змінюється з цінами. Компенсація за пальне рахується за витратою з техпаспорта й за ціною з чека або за середньою ціною, опублікованою статистичним управлінням.

Умова - роботодавець заздалегідь письмово дозволяє використання власної машини. Без цього права немає, і роботодавець може відшкодувати не більше вартості поїздки громадським транспортом. Компенсація в законному розмірі не є оподатковуваним доходом працівника.

Як це працює на практиці

Для звіту нам потрібні розпорядження про відрядження з дозволом машини, кількість кілометрів, витрата за техпаспортом і чек про заправку або інформація, що застосовується середня ціна. Дані про поїздки працівник підтверджує записом, схожим на журнал поїздок.

Разом із компенсацією за машину ми розраховуємо й добові на харчування, і решту витрат поїздки, щоб увесь звіт був в одному місці. Для директорів, які їздять у справах фірми своєю машиною, ми налаштовуємо той самий порядок, адже й директор має право на відрядні за законом.

Для фірми компенсація - податкова витрата в законному розмірі. За частого використання власних машин ми порівнюємо, чи не вигідніший службовий автомобіль, зокрема в режимі службової машини для особистих цілей, або операційна оренда.

На що звернути увагу

Компенсація понад законні межі, наприклад паушальна сума без обліку поїздок чи підвищена ставка за кілометр, стає оподатковуваним доходом працівника й обкладається внесками. Під час перевірки податкова її перекваліфікує, і роботодавець доплатить податок і внески.

Власна машина працівника не покрита страховкою каско фірми. У разі аварії під час відрядження збиток вирішує страховка власника, а про відшкодування роботодавцем вирішує Трудовий кодекс, тому правила варто заздалегідь закріпити у внутрішній директиві.