Náhrada za použitie vlastného vozidla

Čo to znamená

Náhrada za použitie vlastného vozidla patrí zamestnancovi, ktorý na pracovnú cestu použije na žiadosť zamestnávateľa svoje súkromné auto. Upravuje ju zákon o cestovných náhradách a skladá sa z dvoch častí: základnej náhrady za každý kilometer a náhrady za spotrebované pohonné látky.

Základná náhrada pokrýva opotrebenie auta, poistenie a ďalšie náklady vlastníka. Jej sadzbu za kilometer určuje ministerstvo opatrením a mení sa podľa vývoja cien. Náhrada za palivo sa počíta zo spotreby v technickom preukaze a z ceny podľa dokladu alebo z priemernej ceny zverejnenej štatistickým úradom.

Podmienkou je, že zamestnávateľ použitie vlastného auta vopred písomne povolí. Bez toho nárok nevzniká a zamestnávateľ môže uhradiť najviac to, čo by stála cesta verejnou dopravou. Náhrada v zákonnej výške nie je pre zamestnanca zdaniteľným príjmom.

Ako to funguje v praxi

Pri vyúčtovaní potrebujeme cestovný príkaz s povolením auta, údaj o počte kilometrov, spotrebu z technického preukazu a doklad o tankovaní alebo informáciu, že sa použije priemerná cena. Údaje o jazdách dokladá zamestnanec záznamom podobným knihe jázd.

Spolu s náhradou za auto vyúčtovávame aj stravné a ostatné výdavky cesty, aby bolo celé vyúčtovanie na jednom mieste. U konateľov, ktorí používajú vlastné auto pre firmu, nastavujeme rovnaký postup, lebo aj konateľ má nárok na cestovné náhrady podľa zákona.

Pre firmu je náhrada daňovým výdavkom v zákonnej výške. Pri častom používaní súkromných áut porovnávame, či sa neoplatí firemné vozidlo, prípadne v režime služobného auta na súkromné účely, alebo operatívny prenájom.

Na čo si dať pozor

Náhrada vyplatená nad zákonný rámec, napríklad paušál bez evidencie jázd alebo vyššia sadzba za kilometer, sa stáva zdaniteľným príjmom zamestnanca a zaťažuje sa aj odvodmi. Pri kontrole ju správca dane prekvalifikuje a zamestnávateľ doplatí daň aj odvody.

Súkromné auto zamestnanca nie je kryté firemnou havarijnou poistkou. Pri nehode na pracovnej ceste rieši škodu poistka vlastníka a o náhrade škody zamestnávateľom rozhoduje Zákonník práce, preto sa oplatí pravidlá dohodnúť vopred vo vnútornej smernici.