Дорожній журнал

Що це означає

Дорожній журнал - облік поїздок службовим автомобілем: дата, маршрут, мета, кілометраж і показання одометра. Це доказ, що машина служила бізнесу, а не особистим потребам.

На його основі заявляють витрати на пальне за нормою витрати з техпаспорта. Компанія може обрати й паушал 80 %, який журнал замінює.

Шляховий журнал ведуть для автомобіля, який належить компанії або взятий у лізинг. Коли працівник чи директор їде у відрядження власною машиною, ідеться не про пальне компанії, а про відшкодування витрат на відрядження: фірма оплачує йому кілометри й пальне за законом, а підставою є наказ про відрядження із записом про поїздку.

Як це працює на практиці

За паушалю витрати на пальне понад 80 % не заявляють, зате машину можна використовувати й особисто. За журналу заявляють усе записане і підтверджене чеками із заправок.

Журнал ведуть постійно. Сучасне рішення - GPS-модуль, який пише маршрути сам: за великого парку це економить більше часу, ніж будь-яка таблиця.

Журнал потрібен і для ПДВ. Якщо машину використовують і в особистих цілях, податок із пального та ремонту вираховують лише в частині використання для бізнесу, а журнал - найточніший документ цієї пропорції. Тому при пропорційному вирахуванні податку ми розраховуємо її за журналом, а не на око.

На що звернути увагу

Журнал, дописаний перед перевіркою, розкривається звіркою із заправками, сервісними записами і проїздами платними дорогами. Суперечність означає зняття витрати і донарахування.

Якщо працівникові дозволено використовувати службову машину й особисто, у нього виникає негрошовий дохід, який оподатковують і обкладають внесками в зарплаті незалежно від журналу. Журнал цього не замінює; фірма, що не включила цей дохід у зарплату, доплачує податок і внески заднім числом і з санкцією.