Компенсация за личный автомобиль

Что это значит

Компенсация за использование личного автомобиля положена работнику, который по просьбе работодателя едет в командировку на своей машине. Её регулирует закон о командировочных расходах, и она состоит из двух частей: базовой компенсации за каждый километр и компенсации за израсходованное топливо.

Базовая компенсация покрывает износ машины, страховку и другие расходы владельца. Её ставку за километр устанавливает министерство своим распоряжением, и она меняется с ценами. Компенсация за топливо считается по расходу из техпаспорта и по цене из чека или по средней цене, опубликованной статистическим управлением.

Условие - работодатель заранее письменно разрешает использование личной машины. Без этого права нет, и работодатель может возместить не больше стоимости поездки общественным транспортом. Компенсация в законном размере не является налогооблагаемым доходом работника.

Как это работает на практике

Для отчёта нам нужны командировочное распоряжение с разрешением машины, число километров, расход по техпаспорту и чек о заправке или информация, что применяется средняя цена. Данные о поездках работник подтверждает записью, похожей на путевой журнал.

Вместе с компенсацией за машину мы рассчитываем и суточные на питание, и остальные расходы поездки, чтобы весь отчёт был в одном месте. Для директоров, которые ездят по делам фирмы на своей машине, мы настраиваем тот же порядок, ведь и директор имеет право на командировочные по закону.

Для фирмы компенсация - налоговый расход в законном размере. При частом использовании личных машин мы сравниваем, не выгоднее ли служебный автомобиль, в том числе в режиме служебной машины для личных целей, или операционная аренда.

На что обратить внимание

Компенсация сверх законных рамок, например паушальная сумма без учёта поездок или повышенная ставка за километр, становится налогооблагаемым доходом работника и облагается взносами. При проверке налоговая её переквалифицирует, и работодатель доплатит налог и взносы.

Личная машина работника не покрыта страховкой каско фирмы. При аварии в командировке ущерб решает страховка владельца, а о возмещении работодателем решает Трудовой кодекс, поэтому правила стоит заранее закрепить во внутренней директиве.