Службове відрядження

Що це означає

Відрядження - час, коли роботодавець направляє працівника виконувати роботу поза постійним місцем роботи чи місцем, зазначеним у трудовому договорі. Це може бути зустріч у клієнта в іншому місті, навчання, виставка чи монтаж за кордоном. Розрізняють відрядження в межах країни й закордонні.

Під час відрядження працівникові належать відрядні компенсації: підтверджені транспортні витрати, витрати на проживання, добові на харчування й необхідні супутні витрати. За закордонного відрядження додаються закордонні добові за країною, а також можуть виплачуватися кишенькові гроші.

Відрядження починається з розпорядження, у якому роботодавець визначає місце, час, спосіб проїзду й проживання. Після повернення працівник звітує у встановлений законом строк, і роботодавець виплачує йому компенсації чи зараховує їх з авансом.

Як це працює на практиці

Під час звіту ми перевіряємо час від’їзду й повернення, бо від тривалості поїздки залежить розмір добових, і чи не зменшуються добові за безоплатне харчування, наприклад сніданок у готелі. За використання власної машини додаємо компенсацію за використання власного автомобіля.

Компенсації в законному розмірі не є оподатковуваним доходом працівника й для фірми - податкова витрата. Під час закордонних поїздок ми перераховуємо витрати в іноземній валюті за курсом згідно із законом і перевіряємо, чи оплатила фірма туристичну страховку, яка теж є відрядною компенсацією.

Директори й учасники s. r. o. мають право на відрядні, якщо перебувають у трудових відносинах або це допускає договір про виконання функцій. Підприємець враховує витрати на свої поїздки у встановленому законом розмірі як податкову витрату.

На що звернути увагу

Часті й тривалі закордонні поїздки можуть перестати бути відрядженнями й стати направленням працівників. Тоді діють інші правила оплати, соціального забезпечення й податків, зокрема правило 183 днів і потреба у формі A1.

Паушально виплачувані відрядні без реальних поїздок чи без документів податкова під час перевірки розцінить як зарплату. Фірма доплатить податок і внески, тому кожну поїздку ми підтверджуємо розпорядженням, звітом і документами про витрати.