Пальне

Що це означає

Витрати на пальне службового автомобіля можна заявити трьома способами: за дорожнім журналом і нормою з техпаспорта, паушалом у розмірі 80 % від купленого пального або за супутниковим моніторингом.

Паушал адміністративно найпростіший: журнал не ведуть і особисті поїздки не розбирають. Решта 20 % - неподаткова витрата, і компанія їх не заявляє.

Якщо працівник чи директор їде у відрядження на особистому автомобілі, пальне заявляють не за чеками, а у складі компенсацій за відрядження. Компенсацію за витрачене пальне рахують за витратою з техпаспорта і ціною пального та додають до неї базову компенсацію за кожен кілометр.

Як це працює на практиці

Обраний спосіб протягом року не змінюють, і він має бути у внутрішньому положенні. За кількох машин для кожної можна обрати свій режим, якщо це задокументовано.

За витрати вище норми з техпаспорта різницю не визнають без обґрунтування: рух із причепом, міський режим із замірами, робота кондиціонера.

За корпоративних паливних карток підставою є місячна виписка емітента картки з окремими заправками. Заправки ми відносимо до машин за номерним знаком і в режимі дорожнього журналу звіряємо з пробігом. Розбіжності вирішуємо з клієнтом того самого місяця, а не під час закриття року.

На що звернути увагу

Заправка в каністру або поза маршрутом із журналу - перше, що шукає перевірка. Так само як заправка в момент, коли за обліком машина стояла в гаражі.

Заправка корпоративною карткою особистої машини директора чи працівника не є витратою компанії. Якщо компенсацію не розрахували, це, як правило, негрошовий дохід цієї людини з податком і внесками або борг перед компанією. Тому картку варто прив’язати до конкретного автомобіля.