Термін
Електронне виставлення рахунків
Випуск і доставка рахунків у машиночитаному форматі. Дозволяє імпортувати документи прямо в облікову програму, що знижує обсяг ручного введення та ціну обробки документа.
Оновлено
Що це означає
Електронне виставлення рахунків означає, що рахунок створюється, надсилається і архівується в електронному вигляді. У вузькому сенсі йдеться про структурований формат, який друга сторона обробляє машинно, а не про PDF у вкладенні листа.
Різниця практична. PDF людині треба прочитати і перебити, а структурований рахунок завантажується в облікову програму разом із позиціями, ставками і строком оплати, усуваючи найчастіше джерело помилок.
Формат і канал доставки - дві різні речі. Структурований рахунок може надійти електронною поштою, через портал покупця або мережею Peppol, яка гарантує, що документ потрапить до потрібного отримувача в погодженому форматі. Але PDF, надісланий тією самою мережею, однаково залишився б лише картинкою рахунку.
Як це працює на практиці
Закон вимагає забезпечити достовірність походження, цілісність змісту і читабельність протягом усього строку зберігання. Досягти цього можна електронним підписом, перевіреним обміном даними або надійними контрольними механізмами в процесі.
Повний ефект проявляється, коли рахунок підключений через API і проходить погоджувальний робочий процес аж до рознесення. Для вхідних документів логічним продовженням є оцифрування документів.
Під час підключення нового клієнта ми налаштовуємо приймання документів так, щоб рахунки постачальників надходили на одну адресу і за можливості зі структурованим файлом. Так вони завантажуються до облікової програми без перебивання, і нам залишається перевірка, а не переписування цифр.
На що звернути увагу
Згоду отримувача на електронну форму варто зафіксувати в договорі або в замовленні. Архівується вихідний файл у тому вигляді, в якому його надіслано чи отримано: роздрукована копія оригіналом не є.
Якщо постачальник надсилає і PDF, і структурований файл, а дані в них розходяться, незрозуміло, який документ чинний. Треба домовитися, котрий із них оригінал, і зберігати його за правилами архівування; інакше на перевірці доведеться пояснювати, чому облік сходиться з одним файлом, а звіт з іншим.
Потрібно пояснити термін на вашій конкретній ситуації? Консультації від 55 € / година без ПДВ, залежно від теми та складності.