Архівування документів

Що це означає

Облікові документи, книги і звітність зберігають десять років, зарплатні та частину кадрових - ще довше. Строк відлічується від кінця облікового періоду, якого стосується запис.

Закон не вимагає паперу. Електронного архіву достатньо, якщо запис читаний, повний і доказово незмінний: видно, хто і коли документ завантажив і що його не правили.

Архівування стосується не лише рахунків. Зберігати треба й облікові книги, плани амортизації, інвентаризаційні описи, договори, на які посилаються проведення, і внутрішні положення, за якими вівся облік. Документ, вирваний з контексту, часто не переконує перевірку, бо не видно, чому його проведено саме так.

Як це працює на практиці

На практиці архів розділений: документи в обліковій системі, договори в хмарному сховищі, зарплати в зарплатній програмі. Важливо мати один перелік, де що лежить, і права за управлінням доступом.

Під час податкової перевірки документи пред’являють у читаному вигляді на вимогу. Архів, у якому документ шукають три дні, затягує перевірку і підвищує ризик, що щось не знайдеться зовсім.

При переході клієнта від попереднього бухгалтера ми просимо передати не лише документи, а й вивантаження даних з його системи у форматі, який відкривається без ліцензії. На приймання справ складаємо акт, де зазначено, які роки та які види записів перейшли до нас, а що залишилося в клієнта.

На що звернути увагу

Дві помилки коштують найдорожче: завершити роботу з бухгалтером і залишити дані лише в його системі, та видаляти персональні дані за GDPR там, де їх зобов’язаний містити обліковий документ. Строк зберігання має пріоритет.

Друга проблема - формат. Документи в програмі, якою компанія вже не користується і на яку немає ліцензії, формально заархівовані, але прочитати їх не можна. Хто змінює облікову програму, має вивантажити старі роки у відкритий формат і перевірити, що вони відкриваються. А архіву потрібне резервне копіювання не на одному диску й не в одному офісі.