Електронний підпис

Що це означає

Електронний підпис пов’язує документ із особою, що підписала, і водночас підтверджує, що зміст після підписання не змінився. Регламент eIDAS розрізняє простий, удосконалений і кваліфікований підпис, і лише кваліфікований має в усьому ЄС ту саму силу, що й власноручний.

Кваліфікований підпис створюється кваліфікованим засобом, у Словаччині найчастіше посвідченням особи з чипом або сертифікатом на токені. Поряд із ним існує електронна печатка, якою підписує організація, а не фізична особа.

Вхід на портал з посвідченням особи і підписання документа - не одне й те саме. Вхід підтверджує, хто сидить за комп’ютером, а підпис пов’язує конкретний документ з людиною; тому одні подання відомство прийме після входу, а інші лише з кваліфікованим електронним підписом, доданим до самого файлу.

Як це працює на практиці

Його використовують при поданнях через електронну скриньку та портал фінансової адміністрації, при договорах, що підписуються дистанційно, і при електронному виставленні рахунків. Уповноваженій особі доступ надають на підставі довіреності, а не передачею картки і PIN-коду.

Позначка часу додає доказ того, коли документ було підписано, - це важливо при строках і при документах, які зберігаються роками.

Якщо установчий договір передбачає, що директори діють спільно, електронно документ має підписати кожен із них. Тому щодо договорів і подань такої компанії ми заздалегідь перевіряємо спосіб представництва у виписці з реєстру, щоб підписання не зупинилося через те, що один директор у відрядженні.

На що звернути увагу

Відсканований підпис у PDF електронним підписом не є і в спорі нічого не доводить. Так само не передають засоби підпису: підпис вважається дією власника, і відповідальність не можна зняти подальшими поясненнями.

Сертифікат для підпису діє обмежений час, і при заміні посвідчення особи треба подбати про новий. Хто виявить це в останній день строку подання, може не встигнути підписати документ, і штраф за запізнення надійде незалежно від того, що помилка була технічною.