Workflow

Що це означає

Робочий процес - це послідовність кроків, через які проходить документ або завдання від виникнення до завершення, разом із правилами, у кого воно на якому кроці. У системі це водночас механізм, що просуває роботу далі автоматично.

Від карти процесів він відрізняється призначенням: карта описує, як усе відбувається, а робочий процес це реально забезпечує. Тому карту малюють першою, а процес налаштовують за нею.

Workflow - це не те саме, що автоматизація дій. Workflow передає роботу між людьми й вирішує, чия черга; RPA, навпаки, замінює кліки однієї людини в застосунку. Фірмі часто потрібне і те й інше, але спершу продуманий workflow: робот, який не знає, кому передати результат, просто переносить хаос в інше місце.

Як це працює на практиці

Найчастіший випадок у бухгалтерії - шлях вхідного рахунку: надходження на одну адресу, розпізнавання реквізитів, затвердження відповідальним, включення до платежів, рознесення, архівація. У кожного кроку є строк і заступник на випадок відсутності.

Віддача зростає разом з оцифруванням документів і з інтеграцією систем. Те, що повторюється однаково, належить до робочого процесу; те, що потребує судження, - до SOP і RACI-матриці.

Типовий другий випадок - звіт про відрядження: працівник подає заявку, керівник затверджує поїздку, після повернення додаються документи, керівник підтверджує звіт, а бухгалтерія розраховує відрядні до найближчої зарплати. Кожен крок має строк, тож звіт не лежить місяцями в чиїйсь скриньці.

На що звернути увагу

Процес із п’ятьма рівнями погодження не посилить контроль, а лише подовжить строк і породить обхідні шляхи. Так само безглуздо автоматизувати погано спроєктований процес: так лише швидше повторюється та сама помилка.

Система дозволяє одній і тій самій людині внести рахунок, затвердити його й підготувати до оплати. Тоді workflow існує лише на папері, і підроблений рахунок проходить без того, щоб його побачив хтось другий. Затвердження має розділяти ролі, а кожне рішення має лишатися в журналі аудиту з ім’ям і часом.