Цифровізація документів

Що це означає

Оцифрування документів означає, що первинний документ створюється або переводиться в електронний вигляд і в ньому ж архівується. Закон про бухгалтерський облік це допускає за умови читабельності, цілісності змісту та доступності протягом усього строку зберігання.

Ідеться не лише про сканування. Сенс з’являється тоді, коли дані з документа зчитуються автоматично, документ проходить погодження і потрапляє в облікову програму без перебивання вручну.

Слід розрізняти документ, який виник в електронному вигляді, наприклад рахунок-фактуру, отриману поштою в PDF, і документ, переведений з паперу. Електронний оригінал не друкують, щоб потім знову сканувати: він уже в остаточному вигляді. Під час переведення з паперу важливо, щоб зміст відповідав оригіналу і було видно, хто і коли виконав переведення.

Як це працює на практиці

Практичний порядок складається з трьох кроків: документи надходять на одну адресу або у хмарне сховище, розпізнаються основні реквізити, і документ спрямовується за узгодженим робочим процесом. Для вихідних рахунків наступний крок - електронне виставлення рахунків.

Найбільше часу компанія економить на вхідних документах і касових чеках з eKasa. Заодно усувається найчастіша причина затримки закриття - документи, що лежать в авто чи в гаманці.

Для нового клієнта ми створюємо окрему адресу електронної пошти лише для вхідних рахунків і повідомляємо її постачальникам. Документи звідти завантажуються автоматично, OCR витягає постачальника, суми та дати, а ми перевіряємо лише винятки, які система не розпізнала або де дані не збігаються із замовленням.

На що звернути увагу

Електронний документ має бути пред’явним у тому вигляді, в якому його отримано. Тому вихідний файл зберігають разом із перетворенням і видаляють лише після спливу строку архівації, а не після рознесення.

За паралельного паперового та електронного потоку той самий документ легко рознести двічі - раз як PDF з пошти, вдруге як скан паперової копії. Подвійне рознесення завищує витрати та відрахування ПДВ, а під час перевірки призводить до доплати податку. Контроль дублікатів за номером документа та IČO постачальника має бути частиною процесу.