Elektronická fakturácia

Čo to znamená

Elektronická fakturácia znamená, že faktúra vznikne, odošle sa a archivuje v elektronickej podobe. V užšom zmysle ide o štruktúrovaný formát, ktorý druhá strana spracuje strojovo - nie o PDF priložené k e-mailu.

Rozdiel je praktický. PDF musí človek prečítať a prepísať, štruktúrovaná faktúra sa načíta do účtovného softvéru aj s položkami, sadzbami a splatnosťou, a tým odpadá najčastejší zdroj chýb.

Formát a doručovací kanál sú dve rôzne veci. Štruktúrovaná faktúra môže putovať e-mailom, cez portál odberateľa alebo sieťou Peppol, ktorá zaručuje, že doklad príde k správnemu príjemcovi v dohodnutom formáte. PDF poslané cez rovnakú sieť by však stále zostalo len obrázkom faktúry.

Ako to funguje v praxi

Zákon vyžaduje zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti počas celej doby uchovávania. Dosiahnuť sa to dá elektronickým podpisom, overenou výmenou dát alebo spoľahlivými kontrolnými mechanizmami v procese.

Prínos sa naplno prejaví, keď je faktúra napojená na API systému a prejde schvaľovacím workflow až do zaúčtovania. Pre prijaté doklady je logickým pokračovaním digitalizácia dokladov.

Pri nástupe nového klienta nastavíme príjem dokladov tak, aby faktúry od dodávateľov chodili na jednu adresu a pokiaľ možno aj so štruktúrovaným súborom. Takto sa načítajú do účtovného softvéru bez prepisovania a nám zostáva kontrola, nie opisovanie čísel.

Na čo si dať pozor

Súhlas príjemcu s elektronickou formou by mal byť zachytený v zmluve alebo v objednávke. A archivuje sa pôvodný súbor v podobe, v akej bol odoslaný alebo prijatý - vytlačená kópia nie je originál.

Ak dodávateľ posiela PDF aj štruktúrovaný súbor a údaje sa v nich líšia, nie je jasné, ktorý doklad platí. Treba dohodnúť, ktorý z nich je originál, a ten uchovať podľa pravidiel archivácie; pri kontrole sa inak rieši, prečo účtovníctvo sedí s jedným súborom a výkaz s druhým.