API

Що це означає

API - це узгоджений інтерфейс, через який дві програми обмінюються даними без того, щоб людина їх перебивала вручну. Інтернет-магазин надсилає замовлення в облікову систему, банк передає рухи за рахунком, склад повідомляє про відвантаження - завжди у структурі, яку друга сторона вміє прочитати.

Від вебхука відрізняється напрямком: API ми питаємо самі ("дай рахунки за березень"), вебхук сам повідомляє, що щось сталося. У реальній інтеграції зазвичай використовують обидва способи.

API часто плутають з RPA. Програмний робот імітує людину: відкриває екрани, натискає кнопки й копіює поля, тож його зупиняє навіть невелика зміна інтерфейсу. API звертається до даних напряму через задокументований інтерфейс, який постачальник підтримує і під час редизайну. Робот - запасний варіант там, де API немає.

Як це працює на практиці

Для бухгалтерії API - це різниця між перебиванням сотень документів і їхньою нічною передачею. Підключення інтернет-магазину, платіжного шлюзу або ERP до облікової програми зазвичай окуповується вже на обсязі, за якого ручна обробка забрала б день на місяць.

Під час підключення ми вирішуємо три питання: які поля передаються (дата, сума, валюта, ставка ПДВ, змінний символ), що відбувається при помилці і в кого ключі доступу. Третє питання - про безпеку і належить до керування доступами.

У невеликій компанії першим підключенням зазвичай стає банк, а не інтернет-магазин. Завдяки PSD2 облікова програма за згодою клієнта може читати рухи за рахунком прямо з банку і зіставляти їх із виставленими рахунками за змінним символом. Виписки більше не пересилають поштою, а неоплачені рахунки ми бачимо того ж дня, а не лише під час місячного закриття.

На що звернути увагу

Передача через API не означає, що дані правильні. Якщо інтернет-магазин надсилає хибну ставку ПДВ або не передає IČ DPH покупця, помилка лише прискориться і розмножиться. Контроль на боці бухгалтерії має залишитися.

Підключення може обірватися непомітно. Спливає строк дії API-ключа чи згоди в банку, постачальник змінює версію інтерфейсу, і документи перестають надходити без жодного повідомлення про помилку. Якщо цього ніхто не помітить, у декларації з ПДВ бракуватиме рахунків за цілий місяць. Тому кожному підключенню потрібен і контроль, який попередить, коли дані перестали надходити.