EN 16931

Що це означає

EN 16931 - це європейський стандарт, що визначає обов'язковий зміст і структуру електронного рахунку так, щоб програма в будь-якій країні ЄС могла обробити його автоматично. Він задає семантичну модель, тобто перелік даних: постачальник, покупець, позиції, ставки ПДВ і підсумкові суми.

Стандарт з'явився на основі директиви про електронне виставлення рахунків у держзакупівлях. Державні замовники в ЄС зобов'язані приймати електронні рахунки за цим стандартом, тож постачальник з однієї країни може виставити рахунок установі іншої країни без особливого формату.

На стандарті будуються конкретні технічні формати, наприклад UBL чи CII, мережа Peppol і запланована обов'язкова електронна фактурація між компаніями. Словаччина готує обов'язкові електронні рахунки між платниками ПДВ, які ґрунтуватимуться на EN 16931.

Як це працює на практиці

Рахунок у форматі PDF не є електронним рахунком за стандартом, бо програма не може надійно його прочитати. Електронний рахунок - це структурований файл, найчастіше XML, який облікова система одержувача завантажує автоматично без передруку, що заощаджує час і зменшує помилки.

Фірмам, що постачають публічному сектору, варто перевірити, чи вміє їхня програма створювати рахунок за EN 16931 і надсилати його через потрібний канал. Розробники ПЗ поступово додають підтримку форматів і підключення до Peppol.

Електронний рахунок має містити всі реквізити рахунку за законом про ПДВ, а стандарт додає до них структуровані коди, наприклад для одиниць, ставок і підстав звільнення. Відсутні чи помилкові дані можуть призвести до відхилення рахунку системою одержувача.

На що звернути увагу

Перехід на структуровані рахунки варто планувати заздалегідь. Треба доопрацювати довідники, основні дані покупців і процеси погодження, а для вхідних рахунків налаштувати автоматичне зіставлення із замовленнями, інакше користь автоматизації губиться.

Електронні рахунки теж треба архівувати протягом законних строків у первинному електронному вигляді зі збереженням автентичності походження й цілісності змісту. Роздрукування й зберігання лише паперової копії може бути недостатньо.