Электронное выставление счетов

Что это значит

Электронное выставление счетов означает, что счёт создаётся, отправляется и архивируется в электронном виде. В узком смысле речь о структурированном формате, который вторая сторона обрабатывает машинно, а не о PDF во вложении письма.

Разница практическая. PDF человеку нужно прочитать и перебить, а структурированный счёт загружается в учётную программу вместе с позициями, ставками и сроком оплаты, устраняя самый частый источник ошибок.

Формат и канал доставки - две разные вещи. Структурированный счёт может прийти по электронной почте, через портал покупателя или по сети Peppol, которая гарантирует, что документ попадёт к нужному получателю в согласованном формате. Но PDF, отправленный по той же сети, всё равно остался бы лишь картинкой счёта.

Как это работает на практике

Закон требует обеспечить достоверность происхождения, целостность содержания и читаемость в течение всего срока хранения. Достичь этого можно электронной подписью, проверенным обменом данными или надёжными контрольными механизмами в процессе.

Полный эффект проявляется, когда счёт подключён через API и проходит согласовательный рабочий процесс вплоть до разноски. Для входящих документов логическим продолжением служит оцифровка документов.

При подключении нового клиента мы настраиваем приём документов так, чтобы счета поставщиков приходили на один адрес и по возможности со структурированным файлом. Так они загружаются в учётную программу без перебивки, и нам остаётся проверка, а не переписывание цифр.

На что обратить внимание

Согласие получателя на электронную форму стоит зафиксировать в договоре или в заказе. Архивируется исходный файл в том виде, в каком он отправлен или получен: распечатанная копия оригиналом не является.

Если поставщик присылает и PDF, и структурированный файл, а данные в них расходятся, непонятно, какой документ действует. Нужно договориться, какой из них оригинал, и хранить его по правилам архивирования; иначе на проверке придётся объяснять, почему учёт сходится с одним файлом, а отчёт с другим.