Účtovný prípad

Čo to znamená

Účtovný prípad je skutočnosť, ktorá mení majetok, záväzky, vlastné imanie, náklady alebo výnosy. Je to sama udalosť, nie papier o nej: doklad ju iba preukazuje.

Rozhodujúci je deň uskutočnenia prípadu, nie dátum vystavenia faktúry. Od neho závisí obdobie, do ktorého prípad patrí, aj kurz, ktorým sa cudzia mena prepočíta na eurá.

Nie každá udalosť vo firme je účtovným prípadom. Podpis zmluvy, prijatá objednávka alebo cenová ponuka zatiaľ nemenia majetok ani záväzky, takže sa neúčtujú. Významné budúce záväzky, napríklad poskytnuté záruky, sa však sledujú v podsúvahovej evidencii, aby o nich vedenie vedelo.

Ako to funguje v praxi

Každý prípad sa premietne do kníh účtovným zápisom na dvoch účtoch. Bežné dni uskutočnenia sú dodanie tovaru, poskytnutie služby, úhrada, príjem do pokladnice alebo prevzatie majetku.

Časť prípadov nemá vonkajší papier: odpisy, rezervy, opravné položky, kurzové rozdiely či časové rozlíšenie. Pre ne sa vyhotoví interný doklad s výpočtom a podpisom zodpovednej osoby.

Pri mesačnom spracovaní priraďujeme každý doklad k prípadu, ktorý preukazuje, a nie vždy je to jeden k jednému. Jedna faktúra môže niesť dodanie tovaru aj službu, jeden nákup zase preukazuje zálohová faktúra, daňový doklad k prijatej platbe a konečné vyúčtovanie.

Na čo si dať pozor

Zaúčtovanie podľa dátumu faktúry namiesto dňa dodania. Pri cudzej mene sa použije nesprávny kurz a vznikne umelý kurzový rozdiel, na prelome rokov navyše náklad spadne do nesprávneho obdobia.

Ten istý prípad zaúčtovaný dvakrát: raz z proformy, raz z konečnej faktúry. Proforma faktúra je len výzva na platbu, nie doklad o dodaní, a dvojitý zápis zdvojí náklad aj odpočet DPH, čo kontrolný výkaz a porovnanie s dodávateľom odhalia skôr, než by si to firma všimla.