Podpisový záznam

Čo to znamená

Podpisový záznam je v zmysle zákona o účtovníctve vlastnoručný podpis alebo jeho elektronická náhrada, ktorá preukazuje, kto za účtovný záznam zodpovedá. Na účtovnom doklade musí byť podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.

Elektronickou formou môže byť elektronický podpis, ale aj iný preukázateľný spôsob, napríklad schválenie v systéme, ktorý jednoznačne zaznamená, kto a kedy doklad odsúhlasil. Rozhodujúce je, aby sa dala osoba spoľahlivo identifikovať a záznam sa nedal nepozorovane zmeniť.

Podpisový záznam je súčasťou preukázateľnosti účtovníctva. Bez neho nie je jasné, kto nákup schválil alebo kto doklad zaúčtoval, a doklad sa pri kontrole dá spochybniť ako neúplný.

Ako to funguje v praxi

Pri digitálnom obehu dokladov nastavujeme schvaľovanie priamo v systéme: nákupná faktúra prejde schválením zodpovedného pracovníka, ktorého meno a čas sa uložia, a potom ju zaúčtujeme. Stopu v audit logu systému považujeme za podpisový záznam, ak ju systém nedovolí prepísať.

Kto je za čo zodpovedný, opisujeme vo vnútornej smernici o obehu dokladov. Pri menších firmách je často zodpovedný za všetky účtovné prípady konateľ, pri väčších sa zodpovednosť delí podľa oddelení a limitov.

Pri archivácii elektronických dokladov dbáme na to, aby sa spolu s dokladom uchovali aj údaje o schválení. Samotné PDF faktúry bez záznamu, kto ju schválil a kto zaúčtoval, požiadavky na preukázateľnosť nespĺňa.

Na čo si dať pozor

Spoločné prihlasovacie mená pre viacerých ľudí znehodnocujú elektronický podpisový záznam, lebo nie je jasné, kto úkon urobil. Každý používateľ účtovného a schvaľovacieho systému by preto mal mať vlastný účet.

Doklad podpísaný dodatočne, napríklad tesne pred kontrolou, vzbudzuje podozrenie. Schvaľovanie má prebiehať v čase, keď sa účtovný prípad rieši. Pri kontrole sa preto často porovnáva dátum schválenia s dátumom prijatia a úhrady faktúry.