Účtovný zápis

Čo to znamená

Účtovný zápis je premietnutie účtovného prípadu do kníh: chronologicky v denníku a vecne v hlavnej knihe. V podvojnom účtovníctve ide vždy na dve strany súčasne.

Zápis musí byť trvalý, čitateľný a doložený dokladom. Nesmie sa prepisovať ani mazať tak, aby pôvodný obsah zmizol, lebo práve tým sa stráca stopa, ktorú kontrola sleduje od dokladu k výkazu.

Zápis môže byť jednoduchý, keď proti sebe stojí jeden účet na každej strane, alebo zložený, keď sa suma rozkladá na viac účtov. Bežná prijatá faktúra s DPH je zložený zápis: náklad, odpočítateľná daň na vstupe a celkový záväzok voči dodávateľovi, pričom súčty oboch strán sa musia rovnať.

Ako to funguje v praxi

Softvér zápis vytvorí z dokladu a nesie dátum prípadu, sumu, účty, text a väzbu na doklad. Rozklad na analytické účty oddelí sadzby DPH, meny, strediská alebo zákazky.

Chybný zápis sa rieši opravným zápisom s vlastným dátumom, nie prepísaním. Po oprave musí mať obratová predvaha súčet strany Má dať rovný súčtu strany Dal.

Súčasťou mesačnej práce je párovanie platieb: úhrada z bankového výpisu sa zaúčtuje proti konkrétnej faktúre, nie len všeobecne na dodávateľa. Až potom saldo ukáže, ktoré faktúry sú naozaj otvorené, a upomienka neodíde zákazníkovi, ktorý už zaplatil.

Na čo si dať pozor

Oprava mazaním zápisu v už uzavretom období. Doklad a kniha si prestanú zodpovedať a pri daňovej kontrole je taký náklad nepreukázateľný, takže ho správca dane vylúči zo základu dane.

Formálne správny zápis na nesprávny účet. Keď sa technické zhodnotenie zaúčtuje ako oprava, celý výdavok ide jednorazovo do nákladov namiesto odpisov a základ dane je podhodnotený, čo kontrola dorubí aj s pokutou.