Účtovný doklad

Čo to znamená

Účtovný doklad je preukázateľný záznam o účtovnom prípade. Zákon o účtovníctve mu predpisuje náležitosti: slovné a číselné označenie, obsah prípadu a označenie jeho účastníkov, peňažnú sumu alebo množstvo, dátum vyhotovenia, dátum uskutočnenia a podpisový záznam.

Bez dokladu nemožno účtovať. Táto zásada je základom preukázateľnosti účtovníctva - a práve od nej sa odvíja, či firma pri kontrole obháji náklad a odpočet dane.

Účtovný a daňový doklad sa prekrývajú, ale nie úplne. Bankový výpis alebo interný doklad k odpisom sú účtovnými dokladmi, no daňovými nie. Faktúra od dodávateľa, ktorý nie je platiteľom DPH, je platným účtovným dokladom, odpočet dane z nej však uplatniť nemožno.

Ako to funguje v praxi

Dokladom je faktúra prijatá aj vydaná, bankový výpis, pokladničný doklad, dodací list, mzdová rekapitulácia aj interný doklad k odpisom a rezervám.

Doklady sa uchovávajú po zákonom stanovenú dobu, v papierovej alebo elektronickej podobe. Digitalizácia je prípustná, ak je zaručená čitateľnosť, neporušenosť obsahu a dostupnosť po celý čas archivácie.

Doklady, ktoré klient nahrá, pred zaúčtovaním skontrolujeme: či sú vystavené na správnu firmu, či sedí IČ DPH, suma a dátum dodania. Pri chybe pripravíme presný zoznam, čo treba opraviť, a klient si od dodávateľa vyžiada opravnú faktúru ešte v tom istom období.

Na čo si dať pozor

Chýbajúci alebo neúplný doklad sa pri kontrole posudzuje tak, akoby plnenie nenastalo - a to znamená nedaňový výdavok aj stratu odpočtu DPH. Doplniť ho spätne spravidla nie je možné, preto sa doklady zbierajú priebežne, nie raz za štvrťrok.

Pokladničné bloky z termopapiera za pár rokov vyblednú a pri kontrole z nich nie je čo prečítať. Treba ich preto hneď naskenovať a uložiť tak, aby archivácia spĺňala podmienky čitateľnosti, inak sa náklad aj odpočet stratia napriek tomu, že doklad fyzicky existuje.