Interný doklad

Čo to znamená

Interný doklad vystavuje firma sama pre účtovné prípady, ku ktorým neexistuje doklad od tretej strany: mesačné odpisy, preúčtovanie medzi strediskami, časové rozlíšenie, tvorba rezerv a opravné zápisy.

Náležitosti sú rovnaké ako pri každom účtovnom doklade: označenie, obsah účtovného prípadu, dátum vyhotovenia, dátum uskutočnenia, suma, podpis zodpovednej osoby a odkaz na súvisiace doklady.

Interný doklad nezachytáva len čisto vnútorné operácie. Často dokumentuje dôsledok vonkajšej udalosti, ku ktorej neexistuje samostatný doklad v potrebnej podobe, napríklad kurzový rozdiel pri úhrade faktúry v cudzej mene alebo vyúčtovanie pracovnej cesty. Vonkajší podklad tu existuje, interný doklad z neho vyvodí sumu a účtovný zápis.

Ako to funguje v praxi

K internému dokladu patrí príloha, ktorá vysvetľuje výpočet - odpisový plán, kalkulácia rozlíšenia, protokol z inventarizácie, dohoda o preúčtovaní. Bez nej sa po roku nedá zrekonštruovať, prečo je v hlavnej knihe práve táto suma.

Väčšina interných dokladov je opakovaná, takže sa oplatí mať pre ne šablónu a pevný okruh vystavovateľov. Číselný rad ostáva oddelený od faktúr.

Väčšinu interných dokladov u klientov vystavujeme my v rámci mesačného alebo ročného uzavretia: odpisy, dohadné položky, kurzové rozdiely ku dňu závierky, preúčtovanie výsledku hospodárenia. Ku každému pripájame výpočet a pri položkách, ktoré závisia od odhadu, si podklad potvrdíme s klientom, napríklad pri dohadnej položke na službu, ktorá ešte nebola vyfakturovaná.

Na čo si dať pozor

Interný doklad nesmie nahrádzať chýbajúci doklad od dodávateľa. Výdavok bez externého dokladu nie je daňovým výdavkom len preto, že si k nemu firma vystavila vlastný papier - to je pri kontrole prvá vec, ktorú posúdia.

Interný doklad sa po uzavretí obdobia neprepisuje. Ak sa ukáže chyba vo výpočte, vystaví sa nový doklad s opravou a odkazom na pôvodný, ako pri každej oprave účtovného zápisu. Prepísaný alebo dodatočne vytvorený doklad bez stopy v histórii systému pri kontrole spochybní celú sériu podobných dokladov, nielen ten jeden.