Pokladničná kniha

Čo to znamená

Pokladničná kniha eviduje príjmy a výdavky v hotovosti chronologicky, s denným zostatkom. Každý zápis sa opiera o pokladničný doklad alebo o doklad z eKasy.

Zostatok nemôže byť záporný ani na jeden deň. Záporná pokladnica znamená, že buď chýba príjmový doklad, alebo bol výdavok zaúčtovaný skôr, než peniaze reálne odišli.

Pokladničná kniha zachytáva všetky pohyby hotovosti, nielen tržby: vklad na účet, výber z bankomatu, preddavok zamestnancovi na nákup. eKasa naproti tomu eviduje iba predaj zákazníkom. Každý presun medzi pokladnicou a bankou sa preto objaví dvakrát, v knihe a na bankovom výpise, a oba zápisy musia sedieť.

Ako to funguje v praxi

Stav sa overuje fyzicky pri inventarizácii, najmenej ku koncu roka. Rozdiel sa zaúčtuje ako manko alebo prebytok a rieši sa zodpovednosťou konkrétnej osoby.

Zákon limituje platby v hotovosti medzi podnikateľmi. Prekročenie limitu je správny delikt aj vtedy, keď je transakcia inak úplne v poriadku a riadne zaúčtovaná.

Firma, ktorá platí v hotovosti v eurách aj v cudzej mene, vedie pre každú menu samostatnú pokladnicu. Valutová pokladnica sa prepočítava kurzom a pri jej ocenení ku dňu závierky vzniká kurzový rozdiel, ktorý treba zaúčtovať, aj keď sa s hotovosťou nič nestalo.

Na čo si dať pozor

Vysoký zostatok v pokladnici je pre kontrolu červená vlajka: naznačuje, že hotovosť fyzicky neexistuje a slúži na zakrytie výberov spoločníka.

Častým problémom sú aj nevyúčtované preddavky zamestnancom. Hotovosť vydaná na nákup alebo cestu, ku ktorej nepríde doklad, zostáva v knihách ako pohľadávka voči zamestnancovi a pri kontrole sa skúma, či nejde o skrytú výplatu. Termín vyúčtovania určuje interná smernica, pri pracovných cestách aj zákon o cestovných náhradách.