Fyzická inventúra

Čo to znamená

Fyzická inventúra je súčasť inventarizácie, pri ktorej sa skutočný stav hmotného majetku zisťuje priamo na mieste: prepočítaním, meraním, vážením či obhliadkou. Týka sa zásob v sklade, hotovosti v pokladnici, cenín, strojov, vozidiel, zariadenia kancelárií a ďalšieho hmotného majetku.

Zákon o účtovníctve vyžaduje inventarizáciu ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, pri zásobách možno fyzickú inventúru urobiť aj v období štyroch mesiacov pred týmto dňom alebo dvoch mesiacov po ňom, ak sa pohyb zásob preukázateľne dopočíta. Pri dlhodobom majetku stačí raz za dva roky.

Výsledkom je inventúrny súpis podpísaný osobami, ktoré inventúru vykonali, a osobou zodpovednou za majetok. Porovnaním so stavom v účtovníctve vznikne inventarizačný rozdiel, teda manko, škoda alebo prebytok, ktorý sa zaúčtuje.

Ako to funguje v praxi

Pri skladoch odporúčame inventúru naplánovať vopred: určiť deň, zastaviť alebo presne evidovať pohyby počas počítania, rozdeliť sklad na úseky a počítať vo dvojiciach, kde jeden počíta a druhý zapisuje. Pri väčších skladoch pomáhajú skenery a skladový systém, ktorý vytlačí zoznam položiek bez množstiev, aby počítajúci neboli ovplyvnení.

Pokladnicu inventarizujeme aj pri zmene pokladníka a náhodne počas roka, nielen k 31. decembru. Rozdiel medzi hotovosťou a pokladničnou knihou je signálom chyby v evidencii alebo problému, ktorý treba riešiť ihneď.

Zistené rozdiely sa zaúčtujú do obdobia, za ktoré sa inventarizácia robí. Manko nad normy prirodzených úbytkov je daňovým výdavkom len do výšky náhrady od zodpovednej osoby či poisťovne, prebytok je výnosom. Pri opakovaných rozdieloch hľadáme príčinu v procesoch.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je inventúra „od stola“, keď sa do súpisu prepíše stav z účtovníctva bez skutočného počítania. Pri kontrole či audite sa to ľahko odhalí a firma prichádza o dôkaz, že účtovníctvo je preukázateľné, čo môže mať za následok pokutu aj spochybnenie celej závierky.

Druhou chybou je nezapočítať tovar, ktorý je fyzicky inde: u zákazníka na konsignácii, u dodávateľa na oprave, v externom sklade či na ceste. Tieto položky patria do majetku firmy a musia byť zinventarizované, často dokladovo, inak vznikne falošné manko.