Vnútropodnikové smernice

Čo to znamená

Vnútropodnikové smernice sú interné predpisy účtovnej jednotky, ktoré zachytávajú voľby, ktoré zákon ponecháva na firmu: účtový rozvrh, obeh dokladov, spôsob inventarizácie, odpisový plán, kurzy, oceňovanie zásob.

Zákon ich vyžaduje a kontrola ich používa ako meradlo: nehodnotí, či je postup najlepší možný, ale či ho firma dodržiava tak, ako si ho sama určila.

Účtovné smernice nie sú to isté ako pracovný poriadok alebo iné pracovnoprávne predpisy. Tie upravujú povinnosti zamestnancov a pri ich vydaní platia pravidlá Zákonníka práce; účtovná smernica zaväzuje najmä spôsob, akým firma zaznamenáva a oceňuje svoje operácie.

Ako to funguje v praxi

Užitočná smernica má pár strán a je napísaná tak, aby ju vedel použiť nový človek: kto doklady schvaľuje, dokedy sa odovzdávajú, ktorý kurz sa používa, ako sa účtujú drobné nákupy.

Aktualizuje sa pri zmene systému, procesov alebo legislatívy. Smernica z roku, keď firma vznikla, s podpismi ľudí, ktorí už neexistujú v organizačnej štruktúre, nie je smernica.

Pri malej s. r. o. v smernici najčastejšie ukotvujeme hranicu pre drobný majetok, ktorý ide rovno do nákladov, spôsob účtovania stravovania a cestovných náhrad a to, kto a ako schvaľuje faktúry. Návrh pripravíme my, konateľ ho podpíše a od dátumu účinnosti sa podľa neho postupuje.

Na čo si dať pozor

Pri prevzatí agendy sú smernice prvý dokument, ktorý pýtame. Ich absencia takmer vždy znamená, že rovnaké prípady sa v minulosti účtovali rôzne a porovnateľnosť rokov je narušená.

Zmena smernice počas roka, napríklad iný spôsob oceňovania zásob, sa nesmie použiť na spätnú úpravu výsledku. Zmenu metódy treba zdôvodniť a jej vplyv opísať v poznámkach; inak ju neuzná ani audítor, ani správca dane pri kontrole.